自戒の意味を込めた日記その2

[プレゼンテーションの進め方]

プレゼンテーションとは、限られた時間の中で必要な情報を相手に伝え、
聞き手の行動の変化意思決定を促し、自分の目的を達成する
コミュニケーション技法である。（4月2日参照）
今回は実際のプレゼンテーションの前段階、
プレゼンテーションの準備の仕方について考えることとする。

プレゼンテーションの準備の仕方として、4つのPという言葉がある。

4つのP
Plan（計画）
Prepare（準備）
Practice（練習）
Presentation（発表）

Plan

プレゼンテーションの計画を立案するに当たり、もっとも大切なのは
プレゼンテーションの目的を明確にすることである。
複数の用件が発生した際に、目的が明確になっていない場合、
何をすべきなのか分からなくなり、結果余分な資料を集めてしまうことがある。
目的を立てることは、効率的な準備への指標を立てることになるのである。
具体的には、
・聞いてもらいたいことは何なのか？（大筋を立てる）
・自分の意見をまとめる。（結論を立てる）
という2点が重要になる。
客観的な意見だけでは、自分の目的を相手に伝えることは難しい。
自分の伝えたいことはキーフレーズとしてまとめ綿密な調査を行い、
確実に自分のものとしておくことが必要になる。
なお、日程などのスケジュール、予算の見積もりなども当然この段階に含まれる。

Prepare

この段階がプレゼンテーションでもっとも時間のかかる部分である。
様々な手法が提案されているが、その中でもよく言われるのが
資料・図を使って視覚に訴えるということである。
実際に、各種プレゼンテーションツールの売り上げは年々伸びている。
短時間で情報を相手に伝えることができるこれらのツールは確かに便利ではあるが、
使いすぎることは、かえって分かりにくい物になってしまうことがある。
本来伝えたい目的に繋がっているかを見極めて使うことが肝心である。

統計・資料などの客観性
用意の指針↑　　　↓明確化
自分の意見主張

また、プレゼンの論旨の組み立て方にも工夫を施すべきである。
論文やレポートなどとは異なり、口語であるプレゼンテーションでは
重複することが許される。
「Plan」の段階で決定したキーフレーズを何度も繰り返すことで、
聞き手に自分の最も言いたいことを印象づけることが重要である。
具体的な論の展開方法として、
・「SDS法（Summery-Detail-Summery）」、
・「PREP法（Point-Reason-Exsample-Point）」
などがある。

Practice

実際のプレゼンにむけて、事前に練習しておくことも重要である。
具体的には、以下の項目について確認するとよい。

事前準備のチェック項目
?内容のチェックを行なったか？
?目的は明確であるか？
?今回のプレゼンのクライアントにとって分かりやすいか
?機器の使い方はわかっているか？
?時間配分は大丈夫か？

特に?は他人にチェックしてもらうことが重要である。
特に自分の上司など、なるべく客観的に捕らえられる人物に評価してもらうのがよい。
また、?では、専門用語の使いすぎに注意する。

Presentation

プレゼンテーション技法には様々なものがあるが、
なによりも自分自身のプレゼンに自身を持つ事が重要である。
十分な準備ができていれば、内容に自信を持つことができ、よりよいプレゼンに繋がる。
また、身だしなみを整えることも重要である。
プレゼンテーションのクライアントのうち、少なくとも2〜3割は
プレゼンに対して興味を示しているといわれる。
プレゼンのクライアントは往々にして初見の人であることを考え、
誠実そうな人柄であることを伝えることが重要である。
またプレゼン中も、常にクライアントの興味を話さないよう、
前を向き落ち着いて話す、キーフレーズは繰り返し言うなどの
工夫を凝らすことも成功の秘訣といえる。

[まとめ]

プレゼンテーションでもっとも重要なのは、事前準備である。
プレゼンをする際には9割のことが終了していると思え！

自戒を込めに込めた日記でした。